วิธีการเชิงระบบ
(Systems Approach) เป็นการจัดสรรทรัพยากรที่มีอยู่มาใช้อย่างประหยัดให้
เหมาะสมกับสภาพแวดล้อมและสถานการณ์ เพื่อให้การทำงานนั้น ๆ เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
บรรลุผลตามวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ ถ้าระบบการทำงานใด ๆ มีผลผลิตหรือผลที่ได้รับ (output)
ทั้งคุณภาพและปริมาณมากกว่าทรัพยากร หรือข้อมูล (input) ที่ใช้ก็ถือว่าระบบนั้นมีประสิทธิภาพ ในทางตรงกันข้ามถ้าหาระบบการทำงานใด มีผลผลิต
หรือผลที่ได้รับต่ำกว่าทรัพยากรที่ใช้ไป ก็ถือว่าระบบนั้นยังไม่มีประสิทธิภาพ (เสาวณีย์
สิกขาบัณฑิต. 2528)
ขั้นตอนของวิธีการระบบที่ใช้กันอยู่ทั่วไป ๆ เป็นสากล
ประกอบด้วยขั้นตอนดังนี้
ขั้นที่ 1 ปัญหา (Problem) ต้องศึกษาอย่างละเอียดว่าอะไรคือปัญหา ต้องกำหนดให้แน่ชัดว่าเราต้องการแก้ปัญหา อะไรบ้าง
ขั้นที่ 2 วัตถุประสงค์ (Objectives) เป็นการพิจารณาตัดสินว่า อะไรคือสิ่งที่เราต้องการ (outcome) โดยจะกำหนดเป็นวัตถุประสงค์ (Objective) การตั้งวัตถุประสงค์จะต้องกำหนดให้ชัดเจน และให้บุคคลที่มีส่วนเกี่ยวข้องเข้าใจว่าต้องการอะไร เพื่อให้ทุกฝ่ายมีแนวปฏิบัติในทางเดียวกัน การที่มีการตั้งวัตถุประสงค์ไว้ชัดเจน จะทำให้เราทราบได้ว่าวิธีการแก้ปัญหานั้นดีและเหมาะสมหรือไม่ หากยังไม่สำเร็จตามวัตถุประสงค์ ก็จะได้คิดหาวิธีการที่เหมาะสมกว่า ต่อไป
ขั้นที่ 3 ทรัพยากรและข้อขัดข้อง (Resources & Constraints) เป็นการพิจารณาถึงทรัพยากรที่มีอยู่ ตลอดจนอุปสรรคหรือข้อจำกัดที่อาจจะเป็นผลต่อการแก้ปัญหานั้น การพิจารณาทรัพยากรและข้อจำกัดควรจะพิจารณาควบคู่ไปกับการวางวัตถุประสงค์ เพื่อให้วัตถุประสงค์นั้นบรรลุผลสำเร็จได้โดยสะดวก
ขั้นที่ 4 ทางเลือก (Alternatives) จะต้องพิจารณาหาทางเลือกหรือวิธีการหลายวิธีเพื่อแก้ปัญหา มีข้อควรคำนึงถึงในการพิจารณา หาทางเลือกในการแก้ไขปัญหา คือ
1. ไม่มีเทคโนโลยีหรือนวัตกรรมอันใดอันหนึ่งแต่เพียงอย่างเดียว ที่จะทำให้บรรลุวัตถุผลตามวัตถุประสงค์ได้ เนื้อหา วัสดุอุปกรณ์ ความสามารถของบุคลากร และอื่น ๆ มีความจำเป็นและเป็นส่วนสำคัญของระบบและทุกสิ่งทุกอย่างจะต้องเข้ากันได้อย่างดี
2. ไม่มีเทคโนโลยีหรือนวัตกรรมอันใดอันหนึ่งเพียงอย่างเดียว ที่จะได้รับการสนับสนุนและมีหลักฐานยืนยันว่าถ้านำไปปฏิบัติจริง ๆ แล้วจะได้ผลตามเกณฑ์ที่ตั้งไว้
ขั้นที่ 5 การเลือก (Selection) เป็นการเลือกเอาทางเลือก (Alternative) อันใดอันหนึ่งที่ได้พิจารณาไว้ในขั้นที่ 4 ที่เห็นว่า เหมาะสมและดีที่สุดมาปฏิบัติเพื่อแก้ปัญหา
ขั้นที่ 6 การทดลองและแก้ไข (Try-out and Revision) เมื่อพิจารณาทางเลือก หรือวิธีการที่เหมาะสมในการแก้ปัญหาแล้ว จะต้องนำไปทดลองเพื่อดูว่า สามารถนำไปปฏิบัติได้จริงหรือไม่เพียงไร หากมีข้อบกพร่องควรจะแก้ไขตรงไหน หากไม่ดีอาจต้องพิจารณาทางเลือกใหม่
ขั้นที่ 7 การนำไปใช้และปรับปรุงให้ดีขึ้น (Implementation & Improvement) เป็นขั้นสุดท้ายของ Systems Approach โดยนำเอาทางเลือกหรือวิธีการซึ่งแก้ไขหลังจากทดลอง แล้วมาใช้ เมื่อนำมาใช้หรือปฏิบัติจริง ๆ ถ้ามีข้อบกพร่องใด ๆ เกิดขึ้นก็ต้องมีการปรับปรุงแก้ไขเพิ่มเติมอีก
ขั้นที่ 1 ปัญหา (Problem) ต้องศึกษาอย่างละเอียดว่าอะไรคือปัญหา ต้องกำหนดให้แน่ชัดว่าเราต้องการแก้ปัญหา อะไรบ้าง
ขั้นที่ 2 วัตถุประสงค์ (Objectives) เป็นการพิจารณาตัดสินว่า อะไรคือสิ่งที่เราต้องการ (outcome) โดยจะกำหนดเป็นวัตถุประสงค์ (Objective) การตั้งวัตถุประสงค์จะต้องกำหนดให้ชัดเจน และให้บุคคลที่มีส่วนเกี่ยวข้องเข้าใจว่าต้องการอะไร เพื่อให้ทุกฝ่ายมีแนวปฏิบัติในทางเดียวกัน การที่มีการตั้งวัตถุประสงค์ไว้ชัดเจน จะทำให้เราทราบได้ว่าวิธีการแก้ปัญหานั้นดีและเหมาะสมหรือไม่ หากยังไม่สำเร็จตามวัตถุประสงค์ ก็จะได้คิดหาวิธีการที่เหมาะสมกว่า ต่อไป
ขั้นที่ 3 ทรัพยากรและข้อขัดข้อง (Resources & Constraints) เป็นการพิจารณาถึงทรัพยากรที่มีอยู่ ตลอดจนอุปสรรคหรือข้อจำกัดที่อาจจะเป็นผลต่อการแก้ปัญหานั้น การพิจารณาทรัพยากรและข้อจำกัดควรจะพิจารณาควบคู่ไปกับการวางวัตถุประสงค์ เพื่อให้วัตถุประสงค์นั้นบรรลุผลสำเร็จได้โดยสะดวก
ขั้นที่ 4 ทางเลือก (Alternatives) จะต้องพิจารณาหาทางเลือกหรือวิธีการหลายวิธีเพื่อแก้ปัญหา มีข้อควรคำนึงถึงในการพิจารณา หาทางเลือกในการแก้ไขปัญหา คือ
1. ไม่มีเทคโนโลยีหรือนวัตกรรมอันใดอันหนึ่งแต่เพียงอย่างเดียว ที่จะทำให้บรรลุวัตถุผลตามวัตถุประสงค์ได้ เนื้อหา วัสดุอุปกรณ์ ความสามารถของบุคลากร และอื่น ๆ มีความจำเป็นและเป็นส่วนสำคัญของระบบและทุกสิ่งทุกอย่างจะต้องเข้ากันได้อย่างดี
2. ไม่มีเทคโนโลยีหรือนวัตกรรมอันใดอันหนึ่งเพียงอย่างเดียว ที่จะได้รับการสนับสนุนและมีหลักฐานยืนยันว่าถ้านำไปปฏิบัติจริง ๆ แล้วจะได้ผลตามเกณฑ์ที่ตั้งไว้
ขั้นที่ 5 การเลือก (Selection) เป็นการเลือกเอาทางเลือก (Alternative) อันใดอันหนึ่งที่ได้พิจารณาไว้ในขั้นที่ 4 ที่เห็นว่า เหมาะสมและดีที่สุดมาปฏิบัติเพื่อแก้ปัญหา
ขั้นที่ 6 การทดลองและแก้ไข (Try-out and Revision) เมื่อพิจารณาทางเลือก หรือวิธีการที่เหมาะสมในการแก้ปัญหาแล้ว จะต้องนำไปทดลองเพื่อดูว่า สามารถนำไปปฏิบัติได้จริงหรือไม่เพียงไร หากมีข้อบกพร่องควรจะแก้ไขตรงไหน หากไม่ดีอาจต้องพิจารณาทางเลือกใหม่
ขั้นที่ 7 การนำไปใช้และปรับปรุงให้ดีขึ้น (Implementation & Improvement) เป็นขั้นสุดท้ายของ Systems Approach โดยนำเอาทางเลือกหรือวิธีการซึ่งแก้ไขหลังจากทดลอง แล้วมาใช้ เมื่อนำมาใช้หรือปฏิบัติจริง ๆ ถ้ามีข้อบกพร่องใด ๆ เกิดขึ้นก็ต้องมีการปรับปรุงแก้ไขเพิ่มเติมอีก
เทคโนโลยีและนวัตกรรมทางการศึกษามีมากมาย และเกิดขึ้นอย่างรวดเร็วตามยุคสมัยและสังคมที่เปลี่ยนแปลง
ระบบที่เลือกไว้และเหมาะสมในยุคสมัยก่อน ๆ ก็อาจจะล้าสมัยไปได้ ดังนั้นจึงจำเป็นจะต้องมีการประเมินผลและมีข้อมูลป้อนกลับ
(feedback) ตลอดเวลา
ระบบสารสนเทศ (Information system) หมายถึง
ระบบที่ประกอบด้วยส่วนต่างๆ ได้แก่ ระบบคอมพิวเตอร์ทั้งฮาร์ดแวร์ ซอฟท์แวร์
ระบบเครือข่าย ฐานข้อมูล ผู้พัฒนาระบบ ผู้ใช้ระบบ พนักงานที่เกี่ยวข้อง และ
ผู้เชี่ยวชาญในสาขา
ทุกองค์ประกอบนี้ทำงานร่วมกันเพื่อกำหนด
รวบรวม จัดเก็บข้อมูล
ประมวลผลข้อมูลเพื่อสร้างสารสนเทศ
และส่งผลลัพธ์หรือสารสนเทศที่ได้ให้ผู้ใช้เพื่อช่วยสนับสนุนการทำงาน
การตัดสินใจ การวางแผน การบริหาร การควบคุม การวิเคราะห์และติดตามผลการดำเนินงานขององค์กร (สุชาดา กีระนันทน์, 2541)
ระบบสารสนเทศ หมายถึง ชุดขององค์ประกอบที่ทำหน้าที่รวบรวม ประมวลผล จัดเก็บ และแจกจ่ายสารสนเทศ
เพื่อช่วยการตัดสินใจ และการควบคุมในองค์กร
ในการทำงานของระบบสารสนเทศประกอบไปด้วยกิจกรรม 3 อย่าง คือ
การนำข้อมูลเข้าสู่ระบบ (Input) การประมวลผล (Processing) และ การนำเสนอผลลัพธ์ (Output)
ระบบสารสนเทศอาจจะมีการสะท้อนกลับ (Feedback) เพื่อการประเมินและปรับปรุงข้อมูลนำเข้า
ระบบสารสนเทศอาจจะเป็นระบบที่ประมวลด้วยมือ(Manual)
หรือระบบที่ใช้คอมพิวเตอร์ก็ได้ (Computer-based information system –CBIS)
(Laudon & Laudon, 2001)
แต่อย่างไรก็ตามในปัจจุบันเมื่อกล่าวถึงระบบสารสนเทศ
มักจะหมายถึงระบบที่ต้องอาศัยคอมพิวเตอร์และระบบโทรคมนาคม
สรุปได้ว่า ระบบสารสนเทศ ก็คือ ระบบของการจัดเก็บ
ประมวลผลข้อมูล โดยอาศัยบุคคลและเทคโนโลยีสารสนเทศในการดำเนินการ
เพื่อให้ได้สารสนเทศที่เหมาะสมกับงานหรือภารกิจแต่ละอย่าง
องค์ประกอบของระบบสารสนเทศ มี 5
องค์ประกอบ ได้แก่ ฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ ข้อมูล บุคลากร และขั้นตอนการปฏิบัติงาน
1. ฮาร์ดแวร์ เป็นองค์ประกอบสำคัญ หมายถึง
เครื่องคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์รอบข้าง
2. ซอฟต์แวร์หรือโปรแกรมคอมพิวเตอร์ เป็นชุดคำสั่งที่สั่งให้ฮาร์ดแวร์ทำงาน
3. ข้อมูล เป็นส่วนที่จะนำไปจัดเก็บในเครื่องคอมพิวเตอร์
4. บุคลากร เป็นผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับงานคอมพิวเตอร์
5. ขั้นตอนการปฏิบัติงาน เป็นสิ่งที่จะต้องเข้าใจเพื่อให้ทำงานได้ถูกต้องเป็นระบบ
1. ฮาร์ดแวร์
ฮาร์ดแวร์เป็นองค์ประกอบสำคัญของระบบสารสนเทศ
หมายถึง เครื่องคอมพิวเตอร์อุปกรณ์รอบข้าง รวมทั้งอุปกรณ์สื่อสารสำหรับเชื่อมโยงคอมพิวเตอร์เข้าเป็นเครือข่าย
เช่น เครื่องพิมพ์ เครื่องกราดตรวจเมื่อพิจารณาเครื่องคอมพิวเตอร์ สามารถแบ่งเป็น 3 หน่วย คือ
-หน่วยรับข้อมูล (input unit) ได้แก่ แผงแป้นอักขระ เมาส์
-หน่วยประมวลผลกลาง (Central Processing Unit : CPU)
-หน่วยแสดงผล (output unit) ได้แก่ จอภาพ เครื่องพิมพ์
-หน่วยรับข้อมูล (input unit) ได้แก่ แผงแป้นอักขระ เมาส์
-หน่วยประมวลผลกลาง (Central Processing Unit : CPU)
-หน่วยแสดงผล (output unit) ได้แก่ จอภาพ เครื่องพิมพ์
การทำงานของเครื่องคอมพิวเตอร์
เมื่อเปรียบเทียบกับมนุษย์ จะพบว่าคล้ายกัน กล่าวคือ
เมื่อมนุษย์ได้รับข้อมูลจากประสาทสัมผัส ก็จะส่งให้สมองในการคิด
แล้วสั่งให้มีการโต้ตอบ
2. ซอฟต์แวร์
ซอฟต์แวร์หรือโปรแกรมคอมพิวเตอร์เป็นองค์ประกอบที่สำคัญประการที่สอง
ซึ่งก็คือลำดับขั้นตอนของคำสั่งที่จะสั่งงานให้ฮาร์ดแวร์ทำงาน เพื่อประมวลผลข้อมูลให้ได้ผลลัพธ์ตามความต้องการของการใช้งาน
ในปัจจุบันมีซอฟต์แวร์ระบบปฏิบัติงาน ซอฟต์แวร์ควบคุมระบบงาน ซอฟต์แวร์สำเร็จ และซอฟต์แวร์ประยุกต์สำหรับงานต่างๆ
ลักษณะการใช้งานของซอฟต์แวร์ก่อนหน้านี้ ผู้ใช้จะต้องติดต่อใช้งานโดยใช้ข้อความเป็นหลัก
แต่ในปัจจุบันซอฟต์แวร์มีลักษณะการใช้งานที่ง่ายขึ้น โดยมีรูปแบบการติดต่อที่สื่อความหมายให้เข้าใจง่าย
เช่น มีส่วนประสานกราฟิกกับผู้ใช้ที่เรียกว่า กุย (Graphical User Interface : GUI) ส่วนซอฟต์แวร์สำเร็จที่มีใช้ในท้องตลาดทำให้การใช้งานคอมพิวเตอร์ในระดับบุคคลเป็นไปอย่างกว้างขวาง
และเริ่มมีลักษณะส่งเสริมการทำงานของกลุ่มมากขึ้น ส่วนงานในระดับองค์กรส่วนใหญ่มักจะมีการพัฒนาระบบตามความต้องการโดยการว่าจ้าง
หรือโดยนักคอมพิวเตอร์ที่อยู่ในฝ่ายคอมพิวเตอร์ขององค์กร เป็นต้น
ซอฟต์แวร์ คือ ชุดคำสั่งที่สั่งงานคอมพิวเตอร์
แบ่งออกได้หลายประเภท เช่น
1.
ซอฟต์แวร์ระบบ คือ ซอฟต์แวร์ที่ใช้จัดการกับระบบคอมพิวเตอร์
และอุปกรณ์ต่างๆ ที่มีอยู่ในระบบ เช่น ระบบปฏิบัติการวินโดว์ส ระบบปฏิบัติการดอส
ระบบปฏิบัติการยูนิกซ์
2.
ซอฟต์แวร์ประยุกต์ คือ ซอฟต์แวร์ที่พัฒนาขึ้นเพื่อใช้งานด้านต่างๆ
ตามความต้องการของผู้ใช้ เช่น ซอฟต์แวร์กราฟิก ซอฟต์แวร์ประมวลคำ ซอฟต์แวร์ตารางทำงาน
ซอฟต์แวร์นำเสนอข้อมูล
3.
ข้อมูล เป็นองค์ประกอบที่สำคัญอีกประการหนึ่งของระบบสารสนเทศ อาจจะเป็นตัวชี้ความสำเร็จหรือความล้มเหลวของระบบได้
เนื่องจากจะต้องมีการเก็บข้อมูลจากแหล่งกำเนิด ข้อมูลจะต้องมีความถูกต้อง มีการกลั่นกรองและตรวจสอบแล้วเท่านั้นจึงจะมีประโยชน์
ข้อมูลจำเป็นจะต้องมีมาตรฐาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อใช้งานในระดับกลุ่มหรือระดับองค์กร
ข้อมูลต้องมีโครงสร้างในการจัดเก็บที่เป็นระบบระเบียบเพื่อการสืบค้นที่รวดเร็วมีประสิทธิภาพ
4. บุคลากร
บุคลากรในระดับผู้ใช้ ผู้บริหาร ผู้พัฒนาระบบ
นักวิเคราะห์ระบบ และนักเขียนโปรแกรม เป็นองค์ประกอบสำคัญในความสำเร็จของระบบสารสนเทศ
บุคลากรมีความรู้ความสามารถทางคอมพิวเตอร์มากเท่าใดโอกาสที่จะใช้งานระบบสารสนเทศและระบบคอมพิวเตอร์ได้เต็มศักยภาพและคุ้มค่ายิ่งมากขึ้นเท่านั้น
โดยเฉพาะระบบสารสนเทศในระดับบุคคลซึ่งเครื่องคอมพิวเตอร์มีขีดความสามารถมากขึ้น ทำให้ผู้ใช้มีโอกาสพัฒนาความสามารถของตนเองและพัฒนาระบบงานได้เองตามความต้องการ
สำหรับระบบสารสนเทศในระดับกลุ่มและองค์กรที่มีความซับซ้อนจะต้องใช้บุคลากรในสาขาคอมพิวเตอร์โดยตรงมาพัฒนาและดูแลระบบงาน
5. ขั้นตอนการปฏิบัติงาน
ขั้นตอนการปฏิบัติงานที่ชัดเจนของผู้ใช้หรือของบุคลากรที่เกี่ยวข้องก็เป็นเรื่องสำคัญอีกประการหนึ่ง
เมื่อได้พัฒนาระบบงานแล้วจำเป็นต้องปฏิบัติงานตามลำดับขั้นตอนในขณะที่ใช้งานก็จำเป็นต้องคำนึงถึงลำดับขั้นตอนการปฏิบัติของคนและความสัมพันธ์กับเครื่อง
ทั้งในกรณีปกติและกรณีฉุกเฉิน เช่น ขั้นตอนการบันทึกข้อมูล ขั้นตอนการประมวลผล ขั้นตอนปฏิบัติเมื่อเครื่องชำรุดหรือข้อมูลสูญหาย
และขั้นตอนการทำสำเนาข้อมูลสำรองเพื่อความปลอดภัย เป็นต้น สิ่งเหล่านี้จะต้องมีการซักซ้อม
มีการเตรียมการ และการทำเอกสารคู่มือการใช้งานที่ชัดเจนการจัดการสารสนเทศ(Information Management) เป็นการดำเนินการหรือกิจกรรมต่างๆ ที่เกี่ยวกับการนำสารสนเทศ มาจัดทำเป็นฐานข้อมูล เพื่อให้สามารถนำข้อมูลไปใช้ได้หลายๆ คน มุ่งเน้นที่จะเก็บรวบรวม ประมวลผล และเผยแพร่ข้อมูล โดยมีสารสนเทศ เทคโนโลยีสารสนเทศ นโยบายและแนวปฏิบัติ บุคลากรหรือผู้ใช้เป็นองค์ประกอบหลักในการจัดการ การจัดการสารสนเทศสามารถดำเนินการได้ 3 ขั้นตอน คือ การเก็บรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล การประมวลผลข้อมูล และการดูแลรักษาข้อมูล
1. การเก็บรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล
การเก็บรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล เป็นขั้นตอนแรกในการจัดการสารสนเทศ ซึ่งควรกระทำควบคู่กันไป กล่าวคือ เมื่อเก็บรวบรวมข้อมูลได้แล้วก็ทำการตรวจสอบข้อมูลนั้นทันที เพื่อให้ได้ข้อมูลที่ถูกต้องตามความต้องการมากที่สุด
1.1 การเก็บรวบรวมข้อมูล เป็นการจัดการกับข้อมูลที่มีจำนวนมาก โดยจะต้องดำเนินการอย่างรอบคอบและเป็นระบบ จึงควรกำหนดว่าจะต้องใช้ข้อมูลอะไรบ้าง ข้อมูลได้มาจากไหน และจัดเก็บข้อมูลเหล่านั้นมาได้อย่างไร
1.2 การตรวจสอบข้อมูล
เป็นการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลที่เก็บรวบรวมมาเพื่อให้ได้สารสนเทศที่มีคุณภาพ
เนื่องจากหากข้อมูลที่ได้รวบรวมมานั้นไม่ถูกต้อง ขาดความน่าเชื่อถือ
หรือไม่ครบถ้วน สารสนเทศที่ได้ย่อมไม่มีคุณภาพด้วย
2.
การประมวลผลข้อมูล
การประมวลผลข้อมูล คือ
การนำข้อมูลที่มีอยู่แล้วหรือข้อมูลที่ได้จากการเก็บรวบรวมและตรวจสอบมากระทำเพื่อให้ข้อมูลเปลี่ยนแปลงไปจนเกิดผลลัพธ์ตามที่ต้องการ
ดังนี้
2.1 การรวบรวมเป็นแฟ้มข้อมูล
เป็นการแยกประเภทของข้อมูลที่เก็บรวบรวมมาอย่างเป็นระบบตามกลุ่มและประเภทของข้อมูลนั้น
เพื่อให้สามารถดำเนินการในขั้นตอนต่อไปได้อย่างสะดวกและรวดเร็วยิ่งขึ้น
ทั้งนี้อาจเก็บไว้ในรูปแบบของแฟ้มเอกสารหรือแฟ้มข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ในคอมพิวเตอร์ก็ได้
2.2 การจัดเรียงข้อมูล
เป็นขั้นตอนการประมวลผลข้อมูล เพื่อให้ง่ายต่อการค้นหาหรืออ้างอิงข้อมูลในอนาคต
2.3 การคำนวณ
เป็นการประมวลผลที่ต้องการผลลัพธ์หรือสารสนเทศที่มีความละเอียด ถูกต้อง แม่นยำ
เนื่องจากข้อมูลที่รวบรวมและจัดเก็บมานั้นอาจมีทั้งรูปแบบของข้อความและตัวเลข
ซึ่งต้องมีการคำนวณหาค่าเฉลี่ยหรือผลรวมของข้อมูลนั้นๆ
2.4 การทำรายงาน
เป็นการประมวลผลที่มีความสลับซับซ้อนมากที่สุด
โดยมีจุดประสงค์หลักเพื่อเผยแพร่ข้อมูลในอนาคต
ผู้ดำเนินการจะต้องสรุปข้อมูลเพื่อทำรายงานให้ตรงกับความต้องการในการใช้สาสนเทศนั้น
ๆ โดยจะต้องนำเสนอรายงานในรูปแบบที่สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ของการจัดการสารสนเทศ
3.
การดูแลรักษาข้อมูล
การดูแลรักษาข้อมูล
เป็นขั้นตอนการจัดการสารสนเทศมีจุดประสงค์หลักเพื่อป้องกันและเก็บรักษาข้อมูลไม่ให้สูญหาย
ช่วยอำนวยความสะดวกในการค้นหาข้อมูลสำหรับนำกลับมาใช้ใหม่ในอนาคต
3.1 การจัดเก็บ คือ
การนำข้อมูลที่ผ่านการตรวจสอบและประมวลผลแล้วมาบันทึกเข้าสู่ระบบข้อมูลอย่างมีระเบียบและเป็นหมวดหมู่
เพื่อความสะดวกในการเรียกใช้งาน ทั้งนี้อาจจัดเก็บไว้ในรูปแบบของแฟ้ม
เอกสารสิ่งพิมพ์หรือเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ในคอมพิวเตอร์ก็ได้
3.2 การทำสำเนา
คือ การเพิ่มจำนวนข้อมูลด้านปริมาณ โดยเนื้อหาของข้อมูลจะไม่เปลี่ยนแปลงไปจากต้นฉบับหรือข้อมูลที่ผ่านการประมวลผลแล้ว
สามารถกระทำได้โดยการคัดลอกทั้งจากมนุษย์หรือเครื่องจักรต่าง ๆ
ซึ้งอาจเป็นเครื่องถ่ายเอกสารหรือคอมพิวเตอร์ก็ได้
3.3 การแจกจ่ายและการสื่อสารข้อมูล คือ
การนำสำเนาที่ทำเพิ่มไว้แจกจ่ายให้แก่ผู้ใช้และผู้เกี่ยวข้อง
3.4 การปรับปรุงข้อมูล คือ
การแก้ไขปรับปรุงรายการข้อมูลให้เป็นปัจจุบัน
อาจกระทำโดยการแก้ไขข้อมูลบางส่วนหรือบันทึกข้อมูลเพิ่มเติมลงในระบบข้อมูล
ระบบสารสนเทศสามารถจำแนกได้ตามลักษณะการดำเนินงานได้ดังนี้
1.ระบบสารสนเทศแบบประมวลรายการ (TPS:Transaction
Processing Systems )เป็นระบบสารสนเทศที่เกี่ยวกับการบันทึกและประมวลข้อมูลที่เกิดจาก
ธุรกรรมหรือการปฏิบัติงานประจำหรืองานขั้นพื้นฐานขององค์การ เช่น การซื้อขายสินค้า
การบันทึกจำนวนวัสดุคงคลัง
เมื่อใดก็ตามที่มีการทำธุรกรรมหรือปฏิบัติงานในลักษณะดังกล่าวข้อมูลที่เกี่ยวข้องจะเกิดขึ้นทันที
เช่น ทุกครั้งที่มีการขายสินค้า ข้อมูลที่เกิดขึ้นก็คือ ชื่อลูกค้า
ประเภทของลูกค้า จำนวนและราคาของสินค้าที่ขายไป รวมทั้งวิธีการชำระเงินของลูกค้า
2.ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (MIS:Management
Information System)คือ ระบบที่ให้สารสนเทศ ที่ผู้บริหารต้องการ
เพื่อให้สามารทำงาน ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
โดยจะรวมทั้งสารสนเทศภายในและภายนอกสารสนเทศที่เกี่ยวพันกับองค์กรทั้งในอดีตและปัจจุบัน
นอกจากนี้ระบบนี้จะต้องให้สารสนเทศในช่วงเวลาที่เป็นประโยชน์
เพื่อให้ผู้บริหารสามารถตัดสินใจในการวางแผนการควบคุม
และการปฏิบัติการขององค์กรได้อย่าง ถูกต้อง
แม้ว่าผู้บริหารที่จะได้รับประโยชน์จากระบบนี้สูงสุดคือผู้บริหารระดับกลาง
แต่โดยพื้นฐานของระบบนี้แล้วจะเป็นระบบที่สามารถสนับสนุนข้อมูลให้ผู้บริหารทั้งสาม
ระดับ คือทั้งผู้บริหารระดับต้น ผู้บริหารระดับกลางและผู้บริหารระดับสูง
โดยระบบนี้จะให้รายงานที่สรุปสารสนเทศซึ่งรวบรวมจากฐานข้อมูลทั้งหมดของบริษัท
3.ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (DSS:Decision
Support System) เป็นระบบที่พัฒนาขึ้นจากระบบ MIS อีกระดับหนึ่ง เนื่องจาก
ถึงแม้ว่าผู้ที่มีหน้าที่ในการตัดสินใจจะสามารถใช้ประสบการณ์หรือใช้ข้อมูลที่มีอยู่แล้วในระบบเอ็มไอเอส
ของบริษัท สำหรับทำการตัดสินใจได้อย่างมีประสิทธิภาพในงานปกติ
แต่บ่อยครั้งที่ผู้ตัดสินใจ โดยเฉพาะอย่างยิ่งผู้บริหารในระดับสูงและระดับกลางจะเผชิญกับการตัดสินใจที่ประกอบด้วยปัจจัยที่ซับซ้อนเกินกว่าความสามารถของมนุษย์ที่จะประมวล
เข้าด้วยกันได้อย่างถูกต้อง จึก ทำให้เกิดระบบนี้ขึ้น
ซึ่งเป็นระบบที่สนับสนุนความต้องการเฉพาะของผู้บริหารแต่ละคน (made by
order) ในหลายๆสถานการณ์ ระบบ
นี้มีหน้าที่ช่วยให้การตัดสินใจเป็นไปได้อย่างสะดวก
4. ระบบสนับสนุนการตัดสินใจแบบกลุ่ม (GDSS:Group
Decision Support System) เป็นระบบย่อยหนึ่งในระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
โดยที่ระบบสนับสนุนการตัดสินใจจะช่วยผู้บริหารในเรื่องการตัดสินใจในเหตุการณ์หรือกิจกรรมทางธุรกิจที่ไม่มีโครงสร้างแน่นอน
หรือกึ่งโครงสร้าง
ระบบสนับสนุนการตัดสินใจอาจจะใช้กับบุคคลเดียวหรือช่วยสนับสนุนการตัดสินใจเป็นกลุ่ม
นอกจากนั้น ยังมีระบบสนับสนุนผู้บริหารเพื่อช่วยผู้บริหารในการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์
5. ระบบสารสนเทศภูมิศาสตร์ (GIS:Geographic
Information System ) ระบบสารสนเทศภูมิศาสตร์ หรือ Geographic
Information System : GIS คือกระบวนการทำงานเกี่ยวกับข้อมูลในเชิงพื้นที่ด้วยระบบคอมพิวเตอร์
ที่ใช้กำหนดข้อมูลและสารสนเทศ ที่มีความสัมพันธ์กับตำแหน่งในเชิงพื้นที่ เช่น
ที่อยู่ บ้านเลขที่ สัมพันธ์กับตำแหน่งในแผนที่ ตำแหน่ง เส้นรุ้ง เส้นแวง
ข้อมูลและแผนที่ใน GIS เป็นระบบข้อมูลสารสนเทศที่อยู่ในรูปของตารางข้อมูล
และฐานข้อมูลที่มีส่วนสัมพันธ์กับข้อมูลเชิงพื้นที่ (Spatial Data) ซึ่งรูปแบบและความสัมพันธ์ของข้อมูลเชิงพื้นที่ทั้งหลาย จะสามารถนำมาวิเคราะห์ด้วย
GIS และทำให้สื่อความหมายในเรื่องการเปลี่ยนแปลงที่สัมพันธ์กับเวลาได้
เช่น การแพร่ขยายของโรคระบาด การเคลื่อนย้าย ถิ่นฐาน การบุกรุกทำลาย
การเปลี่ยนแปลงของการใช้พื้นที่ ฯลฯ ข้อมูลเหล่านี้
เมื่อปรากฏบนแผนที่ทำให้สามารถแปลและสื่อความหมาย ใช้งานได้ง่าย
6. ระบบสารสนเทศเพื่อผู้บริหารระดับสูง (EIS:Excutive
Information System) เป็นระบบที่สร้างขึ้น เพื่อสนับสนุน
สารสนเทศและการตัดสินใจสำหรับผู้บริหารระดับสูงโดยเฉพาะ หรือ
สามารถกล่าวได้ว่าระบบนี้คือส่วนหนึ่งของ DSS ที่แยกออกมา เพื่อเน้นการให้สารสนเทศที่สำคัญต่อการบริการแก่ผู้บริหาร
7. ปัญญาประดิษฐ์ (AI:Artificial
Intelligence) ระบบที่ทำให้เครื่องคอมพิวเตอร์กลายเป็นผู้ชำนาญการณ์
ในสาขาใดสาขาหนึ่ง คล้ายกับมนุษย์ ระบบผู้เชี่ยวชาญมีส่วนคล้ายคลึงกับระบบอื่นๆ
คือเป็นระบบคอมพิวเตอร์ที่ช่วยผู้บริหารแก้ไขปัญหาหรือทำการ ตัดสินใจได้ดีขึ้น
อย่างไรก็ดีระบบผู้เชี่ยวชาญจะแตกต่างกับระบบอื่นอยู่มาก
เนื่องจากระบบผู้เชี่ยวชาญจะเกี่ยวข้องกับการจัดการ ความรู้ (Knowledge) มากกว่าสารสนเทศ
และถูกออกแบบให้ช่วยในการตัดสินใจโดยใช้วิธีเดียวกับผู้เชี่ยวชาญที่ มนุษย์
โดยใช้หลักการทำงานด้วยระบบ ปัญญาประดิษฐ์ (Artificial Intelligence)
8. ระบบสำนักงานอัตโนมัติ (OAS:
Office Automation System) เป็นระบบที่ใช้บุคลากรน้อยที่สุด
โดยอาศัยเครื่องมือแบบอัตโนมัติและระบบสื่อสารเชื่องโยงข่าวสารระหว่างเครื่องมือเหล่านั้นเข้าด้วยกัน
QAS มีจุดมุ่งหมายให้เป็นระบบที่ไม่ใช้กระดาษ (Paperless
System) ส่งข่าว สารถึงกันด้วยข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic
Data Interchange) แทน ซึ่งมีรูปแบบในการใช้งาน 2 ลักษณะคือ
รูปแบบของระบบงานพิมพ์และการประมวลผลทางอิเล็กทรอนิกส์
(Electronic
Publishing & Processing System) ได้แก่การสื่อสารด้วยข้อความ
รูปภาพ จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Mail : E-Mail) โทรสาร
(FAX)หรือ เสียงอิเล็กทรอนิกส์ (Voice Mail) เป็นต้น
รูปแบบการประชุมทางไกลด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์
(Electronic
Meeting System) เป็นเทคนิคที่ทำให้กลุ่มคนทั่วโลกสามารถติดต่อสื่อสารกันได้
คล้ายการพูดคุยกันโดยตรง เช่น การประชุมทางไกลแบบมีแต่เสียง (Audio
Conferencing),การประชุมทางไกลแบบมีทั้งภาพและเสียง (Video
Conferencing) หรือ ทั้งจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ โทรสาร และ
เสียงอิเล็กทรอนิกส์รวมกัน เป็นต้น
ข้อมูล
(Data) หมายถึง ข้อเท็จจริงหรือเรื่องราวที่เกี่ยวข้องกับสิ่งต่าง
ๆ เช่น คน สัตว์ สิ่งของสถานที่ ฯลฯ โดยอยู่ในรูปแบบที่ เหมาะสมต่อการสื่อสาร
การแปลความหมายและการประมวลผล ซึ่งข้อมูลอาจจะได้มาจากการสังเกต การรวบรวม การวัด
ข้อมูลเป็นได้ทั้งข้อมูลตัวเลขหรือสัญลักษณ์ใดๆ
ที่สำคัญจะต้องมีความเป็นจริงและต่อเนื่องตัวอย่างของข้อมูล เช่น คะแนนสอบ ชื่อนักเรียน
เพศ อายุ เป็นต้น
สารสนเทศ
(Information) หมายถึง
ข้อมูลที่ได้ผ่านกระบวนการประมวลผลแล้ว อาจใช้วิธีง่าย ๆ
เช่น หาค่าเฉลี่ยหรือใช้เทคนิคขั้นสูง เช่น การวิจัยดำเนินงาน เป็นต้น เพื่อเปลี่ยนแปลงสภาพข้อมูลทั่วไป
ให้อยู่ในรูปแบบที่มีความสัมพันธ์หรือมีความเกี่ยวข้องกัน เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ในการตัดสินใจหรือตอบ
ปัญหาต่าง ๆ ได้ สารสนเทศประกอบด้วยข้อมูลเอกสาร เสียง หรือรูปภาพต่าง ๆ แต่จัดเนื้อเรื่องให้อยู่ใน
รูปที่มีความหมาย สารสนเทศไม่ใช่จำกัดเฉพาะเพียงตัวเลขเพียงอย่างเดียวเท่านั้น
เช่น หาค่าเฉลี่ยหรือใช้เทคนิคขั้นสูง เช่น การวิจัยดำเนินงาน เป็นต้น เพื่อเปลี่ยนแปลงสภาพข้อมูลทั่วไป
ให้อยู่ในรูปแบบที่มีความสัมพันธ์หรือมีความเกี่ยวข้องกัน เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ในการตัดสินใจหรือตอบ
ปัญหาต่าง ๆ ได้ สารสนเทศประกอบด้วยข้อมูลเอกสาร เสียง หรือรูปภาพต่าง ๆ แต่จัดเนื้อเรื่องให้อยู่ใน
รูปที่มีความหมาย สารสนเทศไม่ใช่จำกัดเฉพาะเพียงตัวเลขเพียงอย่างเดียวเท่านั้น
คุณสมบัติของข้อมูล
1. ความถูกต้อง หากมีการเก็บรวบรวมข้อมูลแล้วข้อมูลเหล่านั้นเชื่อถือไม่ได้จะทำให้เกิดผลเสียอย่างมาก
ผู้ใช้ไม่กล้าอ้างอิง หรือนำเอาไปใช้ประโยชน์ ซึ่งเป็นเหตุให้การตัดสินใจของผู้บริหารขาดความแม่นยำ
และอาจมีโอกาสผิดพลาดได้ โครงสร้าง ข้อมูล ที่ออก แบบต้องคำนึงถึงกรรมวิธีการดำเนินงานเพื่อให้ได้ความถูกต้องแม่นยำมากที่สุด
โดยปกติความผิดพลาดของสารสนเทศ ส่วนใหญ่ มา
จากข้อมูลที่ไม่มีความถูกต้องซึ่งอาจมีสาเหตุมาจากคนหรือเครื่องจักร การออกแบบระบบจึงต้องคำนึงถึงในเรื่องนี้
จากข้อมูลที่ไม่มีความถูกต้องซึ่งอาจมีสาเหตุมาจากคนหรือเครื่องจักร การออกแบบระบบจึงต้องคำนึงถึงในเรื่องนี้
2. ความรวดเร็วและเป็นปัจจุบัน
การได้มาของข้อมูลจำเป็นต้องให้ทันต่อความต้องการของผู้ใช้ มีการตอบสนองต่อผู้ใช้ได้ตี
ความหมายสารสนเทศได้ทันต่อเหตุการณ์หรือความต้องการ มีการออกแบบระบบการเรียนค้น
และรายงานตามผู้ใช้
3. ความสมบูรณ์ ความสมบูรณ์ของสารสนเทศขึ้นกับการรวบรวมข้อมูลและวิธีการทางปฏิบัติด้วย
ในการดำเนินการจัดทำสารสนเทศต้องสำรวจและสอบถามความต้องการใช้ข้อมูลเพื่อให้ได้ข้อมูลที่สมบูรณ์ในระดับหนึ่งที่เหมาะสม
4. ความชัดเจนและกะทัดรัด
การจัดเก็บข้อมูลจำนวนมากจะต้องใช้พื้นที่ในการจัดเก็บข้อมูลมากจึงจำเป็นต้องออกแบบโครงสร้างข้อมูลให้กะทัดรัดสื่อความหมายได้
มีการใช้รหัสหรือย่นย่อข้อมูลให้เหมาะสมเพื่อที่จะจัดเก็บเข้าไว้ในระบบคอมพิวเตอร์
5. ความสอดคล้อง ความต้องการเป็นเรื่องที่สำคัญ
ดังนั้นจึงต้องมีการสำรวจเพื่อหาความต้องการของหน่วยงานและองค์การดูสภาพการใช้ข้อมูล
ความลึกหรือความกว้างของขอบเขตของข้อมูลที่สอดคล้องกับความต้องการการทำข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ
การทำข้อมูลให้เป็นสารสนเทศที่จะเป็นประโยชน์ต่อการใช้งาน จำเป็นต้องอาศัยเทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการดำเนินการ
เริ่มตั้งแต่การรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล การดำเนินการประมวลผลข้อมูลให้กลายเป็นสารสนเทศ
และการดูแลรักษาสารสนเทศ เพื่อการใช้งาน
1. การรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล ควรประกอบด้วย
1.1 การเก็บรวบรวมข้อมูล
เป็นเรื่องของการเก็บรวบรวมข้อมูลซึ่งมีจำนวนมาก และต้องเก็บให้ได้อย่างทันเวลา เช่น
ข้อมูลการลงทะเบียนเรียนของนักเรียน ข้อมูลประวัติบุคลากร ปัจจุบันมีเทคโนโลยีช่วยในการจัดเก็บอยู่เป็นจำนวนมาก
เช่น การป้อนข้อมูลเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์ การอ่านข้อมูลจากรหัสแท่ง การตรวจใบลงทะเบียนที่มีการฝนดินสอดำในตำแหน่งต่าง
ๆ เป็นวิธีการเก็บรวบรวมข้อมูลเช่นกัน
1.2 การตรวจสอบข้อมูล เมื่อมีการเก็บรวบรวมข้อมูลแล้วจำเป็นต้องมีการตรวจสอบข้อมูล
เพื่อตรวจสอบความถูกต้อง ข้อมูลที่เก็บเข้าในระบบจะต้องมีความเชื่อถือได้ หากพบที่ผิดพลาดต้องแก้ไข
การตรวจสอบข้อมูลมีหลายวิธี เช่น การใช้ผู้ป้อนข้อมูลสองคนป้อนข้อมูลชุดเดียวกันเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์แล้วเปรียบเทียบกัน
2. การดำเนินการประมวลผลข้อมูลให้กลายเป็นสารสนเทศ อาจประกอบด้วยกิจกรรมดังต่อไปนี้
2.1 การจัดแบ่งข้อมูล ข้อมูลที่จัดเก็บจะต้องมีการแบ่งแยกกลุ่ม
เพื่อเตรียมไว้สำหรับการใช้งาน การแบ่งแยกกลุ่มมีวิธีการที่ชัดเจน เช่น ข้อมูลในโรงเรียนมีการแบ่งเป็นแฟ้มประวัตินักเรียน
และแฟ้มลงทะเบียน สมุดโทรศัพท์หน้าเหลืองมีกรแบ่งหมวดหมู่สินค้า และบริการ เพื่อความสะดวกในการค้นหา
2.2 การจัดเรียงข้อมูล เมื่อจัดแบ่งกลุ่มเป็นแฟ้มแล้ว
ควรมีการจัดเรียงข้อมูลตามลำดับ ตัวเลข หรือตัวอักษร หรือเพื่อให้เรียกใช้งานได้ง่ายประหยัดเวลา
ตัวอย่างการจัดเรียงข้อมูล เช่น การจัดเรียงบัตรข้อมูลผู้แต่งหนังสือในตู้บัตรรายการของห้องสมุดตามลำดับตัวอักษร
การจัดเรียงชื่อคนในสมุดรายนามผู้ใช้โทรศัพท์ ทำให้ค้นหาได้ง่าย
2.3 การสรุปผล บางครั้งข้อมูลที่จัดเก็บมีเป็นจำนวนมาก
จำเป็นต้องมีการสรุปผลหรือสร้างรายงานย่อ เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ ข้อมูลที่สรุปได้นี้อาจสื่อความหมายได้ดีกว่า
เช่นสถิติจำนวนนักเรียนแยกตามชั้นเรียนแต่ละชั้น
2.4 การคำนวณ ข้อมูลที่เก็บมีเป็นจำนวนมาก
ข้อมูลบางส่วนเป็นข้อมูลตัวเลขที่สามารถนำไปคำนวณเพื่อหาผลลัพธ์บางอย่างได้ ดังนั้นการสร้างสารสนเทศจากข้อมูลจึงอาศัยการคำนวณข้อมูลที่เก็บไว้ด้วย
3. การดูแลรักษาสารสนเทศเพื่อการใช้งาน
ประกอบด้วย
3.1 การเก็บรักษาข้อมูล
การเก็บรักษาข้อมูลหมายถึงการนำข้อมูลมาบันทึกเก็บไว้ในสื่อบันทึกต่างๆ เช่น แผ่นบันทึกข้อมูล
นอกจากนี้ยังรวมถึงการดูแล และทำสำเนาข้อมูล เพื่อให้ใช้งานต่อไปในอนาคตได้
3.2 การค้นหาข้อมูล ข้อมูลที่จัดเก็บไว้มีจุดประสงค์ที่จะเรียกใช้งานได้ต่อไปการค้นหาข้อมูลจะต้องค้นได้ถูกต้องแม่นยำ
รวดเร็ว จึงมีการนำคอมพิวเตอร์เข้ามามีส่วนช่วยในการทำงาน ทำให้การเรียกค้นกระทำได้ทันเวลา
รวดเร็ว จึงมีการนำคอมพิวเตอร์เข้ามามีส่วนช่วยในการทำงาน ทำให้การเรียกค้นกระทำได้ทันเวลา
3.3 การทำสำเนาข้อมูล การทำสำเนาเพื่อที่จะนำข้อมูลเก็บรักษาไว้
หรือนำไปแจกจ่ายในภายหลัง จึงควรจัดเก็บข้อมูลให้ง่ายต่อการทำสำเนา หรือนำไปใช้อีกครั้งไดโดยง่าย
3.4 การสื่อสาร ข้อมูลต้องกระจายหรือส่งต่อไปยังผู้ใช้งานที่ห่างไกลได้ง่าย
การสื่อสารข้อมูลจึงเป็นเรื่องสำคัญและมีบทบาทที่สำคัญยิ่งทำจะทำให้การส่งข่าวสารไปยังผู้ใช้ทำได้รวดเร็วและทันเวลา
ชนิดและลักษณะของข้อมูล
ข้อมูลที่ใช้ในการประมวลผลแบ่งออกเป็น
2 ชนิด คือ
1) ข้อมูลที่เป็นตัวเลข (Numeric Data) หมายถึง ข้อมูลที่ใช้แทนจำนวนที่สามารถนำ ไปคำนวณได้ ข้อมูลแบบนี้เขียนได้หลายรูปแบบ คือ
ก. เลขจำนวนเต็ม หมายถึง ตัวเลขที่ไม่มีจุดทศนิยม เช่น 12, 9, 137 , 8319 , -46
ข. เลขทศนิยม หมายถึง ตัวเลขที่มีจุดทศนิยม ซึ่งอาจมีค่าเป็นจำนวนเต็ม เช่น 12 หรือเป็นจำนวนที่มีเศษทศนิยมก็ได้ เช่น 12.763
เลขทศนิยมแบบนี้สามารถเขียนได้ 2 รูปแบบคือ
ก. แบบที่ใช้กันทั่วไป เช่น 12., 9.0 ,17.63, 119.3267 , -17.34
ข. แบบที่ใช้งานทางวิทยาศาสตร์ เช่น
123. x 104 หมายถึง 1230000.0
13.76 x 10-3 หมายถึง 0.01376
- 1764.0 x 102 หมายถึง -176400.0
- 1764.10-2 หมายถึง -17.64
2) ข้อมูลที่เป็นตัวอักขระ (Character Data) หมายถึง ข้อมูลที่ ไม่สามารถนำ ไปคำนวณได้ แต่อาจนำไปเรียงลำดับได้ เช่น การเรียงลำดับตัวอักษร ข้อมูลอาจเป็นตัวหนังสือ ตัวเลข หรือเครื่องหมายใด ๆ เช่น COMPUTER, ON-LINE, 1711101,&76
1) ข้อมูลที่เป็นตัวเลข (Numeric Data) หมายถึง ข้อมูลที่ใช้แทนจำนวนที่สามารถนำ ไปคำนวณได้ ข้อมูลแบบนี้เขียนได้หลายรูปแบบ คือ
ก. เลขจำนวนเต็ม หมายถึง ตัวเลขที่ไม่มีจุดทศนิยม เช่น 12, 9, 137 , 8319 , -46
ข. เลขทศนิยม หมายถึง ตัวเลขที่มีจุดทศนิยม ซึ่งอาจมีค่าเป็นจำนวนเต็ม เช่น 12 หรือเป็นจำนวนที่มีเศษทศนิยมก็ได้ เช่น 12.763
เลขทศนิยมแบบนี้สามารถเขียนได้ 2 รูปแบบคือ
ก. แบบที่ใช้กันทั่วไป เช่น 12., 9.0 ,17.63, 119.3267 , -17.34
ข. แบบที่ใช้งานทางวิทยาศาสตร์ เช่น
123. x 104 หมายถึง 1230000.0
13.76 x 10-3 หมายถึง 0.01376
- 1764.0 x 102 หมายถึง -176400.0
- 1764.10-2 หมายถึง -17.64
2) ข้อมูลที่เป็นตัวอักขระ (Character Data) หมายถึง ข้อมูลที่ ไม่สามารถนำ ไปคำนวณได้ แต่อาจนำไปเรียงลำดับได้ เช่น การเรียงลำดับตัวอักษร ข้อมูลอาจเป็นตัวหนังสือ ตัวเลข หรือเครื่องหมายใด ๆ เช่น COMPUTER, ON-LINE, 1711101,&76
ประเภทของข้อมูล
ถ้าจำแนกข้อมูลออกเป็นประเภท จะแบ่งออกเป็น 2 ประเภทใหญ่ ๆ คือ
1. ข้อมูลปฐมภฺมิ (Primary Data) หมายถึง ข้อมูลที่ได้จากการรวบรวม หรือบันทึกจากแหล่งข้อมูลโดยตรง ซึ่งอาจจะได้จากการสอบถาม การสัมภาษณ์ การสำรวจ และการจดบันทึก ตลอดจนการจัดหามาด้วยเครื่องจักรอัตโนมัติ เช่น เครื่องอ่านรหัสแท่ง เครื่องอ่านแถบแม่เหล็ก
2. ข้อมูลทุติยภูมิ (Secondary Data) หมายถึง ข้อมูลที่มีผู้อื่นรวบรวมไว้ให้แล้ว บางครั้งอาจมีการประมวลผลเพื่อเป็นสารสนเทศ เช่น สถิติจำนวนประชากรแต่ละจังหวัด สถิติการนำสินค้าเข้า และการส่งสินค้าออก เป็นต้น
ถ้าจำแนกข้อมูลออกเป็นประเภท จะแบ่งออกเป็น 2 ประเภทใหญ่ ๆ คือ
1. ข้อมูลปฐมภฺมิ (Primary Data) หมายถึง ข้อมูลที่ได้จากการรวบรวม หรือบันทึกจากแหล่งข้อมูลโดยตรง ซึ่งอาจจะได้จากการสอบถาม การสัมภาษณ์ การสำรวจ และการจดบันทึก ตลอดจนการจัดหามาด้วยเครื่องจักรอัตโนมัติ เช่น เครื่องอ่านรหัสแท่ง เครื่องอ่านแถบแม่เหล็ก
2. ข้อมูลทุติยภูมิ (Secondary Data) หมายถึง ข้อมูลที่มีผู้อื่นรวบรวมไว้ให้แล้ว บางครั้งอาจมีการประมวลผลเพื่อเป็นสารสนเทศ เช่น สถิติจำนวนประชากรแต่ละจังหวัด สถิติการนำสินค้าเข้า และการส่งสินค้าออก เป็นต้น
1. การรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล ควรประกอบด้วย
1) การเก็บรวบรวมข้อมูล เป็นเรื่องของการเก็บรวบรวมข้อมูลซึ่งมีจำนวนมาก และต้องเก็บให้ได้อย่างทันเวลา เช่น ข้อมูลการลงทะเบียนเรียนของนักเรียน ข้อมูลประวัติบุคลากร ปัจจุบันมีเทคโนโลยีช่วยในการจัดเก็บอยู่เป็นจำนวนมาก เช่น การป้อนข้อมูลเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์ การอ่านข้อมูลจากรหัสแท่ง การตรวจใบลงทะเบียนที่มีการฝนดินสอดำในตำแหน่งต่าง ๆ เป็นวิธีการเก็บรวบรวมข้อมูลเช่นกัน
2) การตรวจสอบข้อมูล เมื่อมีการเก็บรวบรวมข้อมูลแล้วจำเป็นต้องมีการตรวจสอบข้อมูล เพื่อตรวจสอบความถูกต้อง ข้อมูลที่เก็บเข้าในระบบต้องมีความเชื่อถือได้ หากพบที่ผิดพลาดต้องแก้ไข การตรวจสอบข้อมูลมีหลายวิธี เช่น การใช้ผู้ป้อนข้อมูลสองคนป้อนข้อมูลชุดเดียวกันเข้าคอมพิวเตอร์แล้วเปรียบเทียบกัน
1) การเก็บรวบรวมข้อมูล เป็นเรื่องของการเก็บรวบรวมข้อมูลซึ่งมีจำนวนมาก และต้องเก็บให้ได้อย่างทันเวลา เช่น ข้อมูลการลงทะเบียนเรียนของนักเรียน ข้อมูลประวัติบุคลากร ปัจจุบันมีเทคโนโลยีช่วยในการจัดเก็บอยู่เป็นจำนวนมาก เช่น การป้อนข้อมูลเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์ การอ่านข้อมูลจากรหัสแท่ง การตรวจใบลงทะเบียนที่มีการฝนดินสอดำในตำแหน่งต่าง ๆ เป็นวิธีการเก็บรวบรวมข้อมูลเช่นกัน
2) การตรวจสอบข้อมูล เมื่อมีการเก็บรวบรวมข้อมูลแล้วจำเป็นต้องมีการตรวจสอบข้อมูล เพื่อตรวจสอบความถูกต้อง ข้อมูลที่เก็บเข้าในระบบต้องมีความเชื่อถือได้ หากพบที่ผิดพลาดต้องแก้ไข การตรวจสอบข้อมูลมีหลายวิธี เช่น การใช้ผู้ป้อนข้อมูลสองคนป้อนข้อมูลชุดเดียวกันเข้าคอมพิวเตอร์แล้วเปรียบเทียบกัน
2. การดำเนินการประมวลผลข้อมูลให้กลายเป็นสารสนเทศ อาจประกอบด้วยกิจกรรมดังต่อไปนี้
1) การจัดแบ่งกลุ่มข้อมูล ข้อมูลที่เก็บจะต้องมีการแบ่งแยกกลุ่ม เพื่อเตรียมไว้สำหรับ การ ใช้งาน การแบ่งแยกกลุ่มมีวิธีการที่ชัดเจน เช่น ข้อมูลในโรงเรียนมีการแบ่งเป็น แฟ้มประวัติ นักเรียน และแฟ้มลงทะเบียน สมุดโทรศัพท์หน้าเหลืองมีการแบ่งหมวดสินค้าและบริการ เพื่อความสะดวกในการค้นหา
2) การจัดเรียงข้อมูล เมื่อจัดแบ่งกลุ่มเป็นแฟ้มแล้ว ควรมีการจัดเรียงข้อมูลตามลำดับ ตัวเลข หรือตัวอักษร เพื่อให้เรียกใช้งานได้ง่ายประหยัดเวลา ตัวอย่างการจัดเรียงข้อมูล เช่น การจัด เรียงบัตรข้อมูลผู้แต่งหนังสือในตู้บัตรรายการของห้องสมุดตามลำดังตัวอักษร การจัดเรียงชื่อ คน ในสมุดรายนามผู้ใช้โทรศัพท์ ทำให้ค้นหาได้ง่าย
3) การสรุปผล บางครั้งข้อมูลที่จัดเก็บมีเป็นจำนวนมาก จำเป็นต้องมีการสรุปผลหรือสร้างรายงานย่อ เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ ข้อมูลที่สรุปได้นี้อาจสื่อความหมายได้ดีกว่า เช่น สถิติจำนวนนักเรียนแยกตามชั้นเรียนแต่ละชั้น
4) การคำนวณ ข้อมูลที่เก็บมีเป็นจำนวนมาก ข้อมูลบางส่วนเป็นข้อมูลตัวเลข ที่สามารถ นำไปคำนวณเพื่อหาผลลัพธ์บางอย่างได้ ดังนั้น การสร้างสารสนเทศจากข้อมูล จึงอาศัย การคำนวณ ข้อมูลที่เก็บไว้ด้วย
1) การจัดแบ่งกลุ่มข้อมูล ข้อมูลที่เก็บจะต้องมีการแบ่งแยกกลุ่ม เพื่อเตรียมไว้สำหรับ การ ใช้งาน การแบ่งแยกกลุ่มมีวิธีการที่ชัดเจน เช่น ข้อมูลในโรงเรียนมีการแบ่งเป็น แฟ้มประวัติ นักเรียน และแฟ้มลงทะเบียน สมุดโทรศัพท์หน้าเหลืองมีการแบ่งหมวดสินค้าและบริการ เพื่อความสะดวกในการค้นหา
2) การจัดเรียงข้อมูล เมื่อจัดแบ่งกลุ่มเป็นแฟ้มแล้ว ควรมีการจัดเรียงข้อมูลตามลำดับ ตัวเลข หรือตัวอักษร เพื่อให้เรียกใช้งานได้ง่ายประหยัดเวลา ตัวอย่างการจัดเรียงข้อมูล เช่น การจัด เรียงบัตรข้อมูลผู้แต่งหนังสือในตู้บัตรรายการของห้องสมุดตามลำดังตัวอักษร การจัดเรียงชื่อ คน ในสมุดรายนามผู้ใช้โทรศัพท์ ทำให้ค้นหาได้ง่าย
3) การสรุปผล บางครั้งข้อมูลที่จัดเก็บมีเป็นจำนวนมาก จำเป็นต้องมีการสรุปผลหรือสร้างรายงานย่อ เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ ข้อมูลที่สรุปได้นี้อาจสื่อความหมายได้ดีกว่า เช่น สถิติจำนวนนักเรียนแยกตามชั้นเรียนแต่ละชั้น
4) การคำนวณ ข้อมูลที่เก็บมีเป็นจำนวนมาก ข้อมูลบางส่วนเป็นข้อมูลตัวเลข ที่สามารถ นำไปคำนวณเพื่อหาผลลัพธ์บางอย่างได้ ดังนั้น การสร้างสารสนเทศจากข้อมูล จึงอาศัย การคำนวณ ข้อมูลที่เก็บไว้ด้วย
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น